在合同履行过程中，免不了出现发送书面函件的情况，而书面函件的发送往往是要产生一定的法律后果的：履行催告义务、做出解除合同的意思表示、诉讼时效的中断、明确告知其我方的要求等等。为了避免对方在日后的诉讼中答辩说没有收到、收到的并不是此内容以及法院不认可等情形，在这些书面函件的发送中应注意以下几点：
1、书面函件签字盖章环节
（1）明确签字的主体，该函件的发送是以个人为主体还是以公司为主体，必须在明确发函目的的基础上，确定清楚主体。
（2）这种书面函件尽可能在一页中阐述清楚，避免长篇大论。
（3）签字盖章时，准备两份，除了在落款处签字或盖章之外，再将两份平铺在一起，在骑缝处签字或者盖章，快递一份，自留一份。
2、快递的选择
快递最好是用EMS,因为现在的司法惯例中能做证据使用的还仅仅是EMS，此点切记。
3、快递单的填写
（1）收件人的填写。如果是个人的，就直接写上个人的名字就可以了。如果对方是公司，先写上公司的名字，然后括号中写上法定代表人的名字，例：XX公司（张XX）。
（2）单位名字如实填写就可以，个人没有的不需要填写。
（3）地址：若是个人的，填写可以收到的地址。如果是公司方的，注册地址和实际经营地址一致的可以填写一个地址，快递一份；如果不一致的，可以分别填写两个地址，快递两份，增加签收的机会。
4、内件品名
可以将发送书面函件的名称填上，但如果担心写上之后对方有可能不会签收，也可以不去填写。
5、寄件时间
此为重点，尤其是起到中断诉讼时效目的的函件，必须填写好时间，并要求快递员盖邮戳，以证明快递的时间。并且在快递出几天后，查询该快递是否签收，并打印出查询结果。
6、全程录像
在签好字，填写完快递单之后，整个装件、封存、快递的过程要全程录像，证明快递的内容确实与对方收到的内容一致，防止对方对内容产生异议。
书面函件的快递工作，看似简单，实则复杂，所做的一切均是为了防止在诉讼中对方不认可，所以还是需要多加注意。
