昨天的文章里,分享了一个关于如何提升制定长远计划能力的小练习,文章发出后,群里、后台收到很多小伙伴的留言,想看我是怎么执行日计划和复盘的,今天就来分享一下我的做法。
这套日复盘模板,从12月2日开始制定,到现在已经坚持3个多月了,在这期间,模板一直在更新迭代,最新的版本长这样:
下面我就详细介绍一下这套模板的制作思路。
Part 1、四大区域功能介绍
目前这套最新模板,我把它分为四大功能区域。
一、任务区域——对你的时间支出项做一个盘点
有记账习惯的小伙伴,都知道记账的第一步,是给自己的金钱支出项目设置分类。
▲记账分类特点:先大类,后小类
如果我们把时间视作金钱,想要做好时间的开销记录,你一样也要为自己的时间支出项目设置分类。
不要小看这一步,好好盘点一下你平时需要做的事情,你会发现,把它们全部罗列出来,是需要花一点时间的。
我当初就花了将近4个小时,来罗列自己这一年要做的所有事项,并全部做了分类、注释。
例如:
1.基础时间——指作为人的本能必须支出的时间,不产生任何经济效益的时间。
1.1 睡眠1.2 用餐1.3 洗漱1.4 损耗时间注:损耗时间指的是一个事项完成,到下一个事项发生衔接过程中必然会损耗的时间。
再比如:
2.家庭时间——指用在家人身上的时间2.1 交通:接送孩子、节假日出行的路上时间2.2 购物:包括网购和超市购物时间2.3 家务:包括做辅食、打扫、整理2.4 亲子陪伴:指与孩子之间亲子互动的时间,包括读绘本、游戏、早教、哄睡等等2.5 二人世界:指不带孩子,单独与队友两个人共度的时间2.6 其他家人:指除了孩子、队友以外,和其他家人在一起的时间 分类的时候有这几个原则:
1.一级分类尽量少,二级分类适当细分,这是为了方便后面的计时和统计分析。2.分的类别要彼此之间相互独立,没有模糊不清的概念,避免某个事项不知道该放在那个类别里。3.分类要能概括24小时的所有事项,避免产生时间黑洞。 大家在定规则的时候,尽量详细一点、考虑周全一点,不要怕麻烦和浪费时间。规则定的越完整、漏洞越少,执行起来越轻松,也更方便复盘和分析。 举个例子,同样是“吃饭”这一项目,会有不同的场景:
a. 平时工作之余吃的简餐;b. 部门同事相约的聚餐;c. 小侄女的生日宴会;d. 和队友两个人吃的节日纪念餐。这么多场景,你都放在「基础时间——用餐」这一列吗?那样是不妥的,这样用餐的时间就比实际要多很多。
我分类的时候,会考虑吃饭的功能属性:
a. 是纯粹为了填饱肚子的,我会放在「基础时间——用餐」这一类b. 更倾向于工作需要,我会放在「本职工作——人情往来」这一类c. 更偏向于家庭需求,我会放在「家庭时间——其他家人」这一类d. 也是属于家庭类的,我会放在「家庭时间——二人世界」这一类当你将自己的时间支出项目全部罗列完毕后,再来看这张表,你才会有启发。
第一列「事项分类」,就是一级分类。我的一级分类一共有11项,还是有点多的,后面会考虑再简化一点。
第二列「具体内容」,就是二级分类,有的事项还会有三级分类,有些虽然没有三级分类,但我会在每天的复盘表格里写出具体描述。
二、时间区域——预估和记录时间开销
这一步就是锻炼自己时间预估能力的关键了,昨天的文章里提到,因为侯世达定律的存在,我们常常会高估自己解决任务的能力。结果不是到了规定时间任务完不成, 就是草草交卷,导致质量大打折扣。
这一步很难,我用了3个月的时间来刻意练习,目前的时间预估准确度可以达到85%,下面来详细描述一下这个区域的组成。
第一列——预计用时,在一天开始之前,将该事件的预估时间写下来。
第二列——实际用时,这里要给大家介绍软件 aTimelogger 的具体使用方法。当时限于篇幅,我只是蜻蜓点水地介绍了这款应用,没有做详细拆解,今天就好好介绍一下,我的使用方法。
首先,打开这款APP,里面会有一些默认的活动分类。 你要做的是把所有的选项都删掉,换成刚刚你自己列出的时间支出事项的一级分类。
我现在一共列了11个一级分类。
接着,将二级分类、三级分类(如果有的话)依次添加进来,如下图所示。
aTimelogger 的好处是,群组的下一级菜单还可以放群组,所以理论上它可以设置n级分类。
全部设置好以后,这就是只属于你的一套独特的时间效率工具了,你要做的是走到哪里都带着它,每开始和结束一项任务,随时点开始和结束,进行计时。
有几个小建议,方便更好地进行后期的数据分析:
1.每一大类的设置建议用同一种颜色,这样看时间轴和饼图的时候,一眼可以看清,这一天里哪一项占比较多。
▲左边是工作的一天,蓝色的工作时间占比较多
▲右边是带娃的一天,绿色的家庭时间占比较多
2.如果用的是安卓系统,推荐使用“捐助”功能,可以开启高级统计模式,对于复盘和数据分析非常有帮助。
▲任何一个子分类都可以展开看到统计数据
这样第二列的「实际用时」,不需要自己手动计算了,直接点开高级统计就能看到,各个小项所花费的时间。
三、复盘区域——对一天任务完成情况进行盘点
这一块是在一天结束后做的,对计划内的事项的完成情况,进行一个简单的描述。这一块区域最近刚刚更新过,之前的版本是这样的。
我一开始设置了三列:完成率;如果全部完成:完成效果;如果没有or部分完成:为什么没有or部分完成。
这个版本我用了整整三个月,因为一开始,我每天的计划完成度都太低了,很多任务都只能完成一半,或者根本没完成。
但是最近半个月,我发现自己的计划能力逐渐提升,基本上都能达到100%,“完成率”这一列对我而言就没有意义了,所以我将三列并成了一列。
所以如果你刚开始也遇到计划难以完成的情况,建议参考我最初的这块区域模板来绘制。
总计用时是自动求和出来的,可以和aTimelogger里的数据进行核对,最后再将占比这一列填上,这块区域就完成了。
四、反思区——几句话描述一天的收获
成甲在《好好学习》里曾经说,他每天要花2-3小时进行反思修炼,我目前做不到这个程度,但我至少保证,每天留5分钟时间,反思这一天的所得。
很多人写反思日记最终会写成流水账,这是要避免的,反思区域是为了提升自己的深度思考能力,可以从这几个方面来着手考虑:
1.我今天的主要任务是什么?都达成了吗?达成的效果如何?2.最后的结果和预期比有什么区别?3.今天有哪些值得吸收的成功经验?今天有哪些需要避免的不足? 如果今天发生了某件重大事件,我会专门建个文档,写特殊事件的复盘反思,如果只是常规的工作生活,那几句话就够了。 最后还有个「小确幸」一栏,我会记下这一天里让我感到温暖的人和事物,消极疲惫的时候,这是给我注入能量的动力。 这块不强求,有就写,没有就不写。回看过去的复盘表格,我发现,当我带着觉察幸福的能力去生活,10天里有超过6天,都会有小确幸。
Part 2
计划和复盘的全过程
介绍完了功能区域,下面具体来说说,表格的制作过程。
一、日计划列表
首先,在一天开始之前,我们做的是计划列表,如下图所示:
需要填写的分别是任务区域,和时间区域的预计用时部分。
说几点注意事项:
1.预计用时这一列,要用Excel单元格属性的h:mm格式。
输入「数字+英文冒号+数字」就会自动切换成这一格式了,这样做是为了方便自动求和。
2. 每天在做计划的时候,先对预计用时求和,如果总时间超过22小时,就要删掉一些任务。
多余的2小时左右时间,就是定计划的「缓冲时间」,减少侯世达定律给我们带来的影响。
如果你的时间预估能力还很弱,或者一天中不确定事件发生比较多,那建议缓冲时间留得再多一点。
3.每天给任务的重要程度排序。
可以简单列为“重要”、“非重要”,也可以按照数字等级排序,明确自己最需要完成的任务是哪些。
我目前的做法是这样:每天在自己的任务中,把其中三条标红加粗。这就是明天必须、首要完成的任务,也就时间管理人士常说的,需要首先吃掉的那三只青蛙。
4.允许一些任务当天没有完成,但要在次日重点标注。大家会发现,计划表里有一项任务是有底色的,这一类任务是我拖延严重的任务。
在《小狗钱钱》中,曾经学过一个72小时定律:当你决定做一件事的时候,你必须在72小时内完成它,否则很可能永远都不会再做了。
我给自己稍微放宽了一点,我给自己定义为「7天缓冲期」,按照7种彩虹色来排序。拖延第1天,紫色;拖延第2天,青色……拖延第7天,红色。
红色是最高警戒色,目前还没有过哪项任务拖了7天以上还没完成的,最多到黄色就已经做完了。
这是我列计划的设计思路:允许自己适当拖延,但一定要做完。如果到最后几天还没做,我会减少其他任务的数量,集中攻克这条老大难。
二、日复盘列表
复盘列表直接在计划列表的基础上补充就可以了,节约时间和精力。最终的完成表如下图所示:
大家可能会发现,复盘表会比计划表多几行内容——计划外事件。这是肯定会发生的,每天都会有那么几件计划之外的事情冒出来,这也是一开始要留出“缓冲时间”的原因之一。
Part 3、问题答疑
问:每天做复盘和计划要花多少时间?
在最初创立这套模板的时候,我前后花了大概7、8个小时来制定规则,但随着模板格式的不断固定,现在每天只需要20-30分钟就可以做完。
很多人(包括我以前),当工作任务特别重的时候,会顾不上列计划,就直接投入一天的工作中,觉得列计划很浪费时间。
但是坚持了3个月以后的我发现,每天坚持做计划和复盘的好处,在于对一天的事项有一个宏观的规划和把控。尤其是如果预估时间加起来远远超过24小时的话,会让自己接受现实,砍掉一些必须放弃的项目。
问:表格用手机能做吗?
不支持手机做Excel表格,很不方便,建议还是要用电脑端的Excel来做。
问:我发现很难用aTimelogger完成计时,记着记着就会遗漏,该怎么办?计时困难的话,需要从以下几方面考虑原因。
1.制定时间支出项的时候,定义不够清晰,导致很多事项无法确定分类。
解决方法:重新将自己的时间支出项进行定义和完善。
2.自己的时间利用过于碎片化,导致完全无法计时。
比如打开手机,本来准备与同事交流工作,突然想起来要买奶粉,去网上购物的过程中,又想起来家里的信用卡快到期了,要去还钱。最后在手机上各个APP转了一圈,忘记最初是要打开做什么的了。
解决方法:锻炼自己集中注意只做一件事的能力,当脑中产生其他念头时,简单记下来,等当前事情做完后,再统一处理其他事项。
PS:这套日效率体系已经坚持用了3个月,对我个人的时间管理能力提升帮助很大,为了感谢大家一直以来的支持,我将这套Excel模板免费送给你。
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