社会发展日新月异,当前社会已是网络社会,是信息化的社会。
传统的手工办公模式耗时、耗力、繁杂、重复,而且离开办公室将很难处理,这些已经远远不能满足新形势下大型企业发展的需要。在信息化技术、高速发展的今天,企业协同办公平台的设计与实现,可以充分发挥人的创造力和想象力,克服传统办公模式的弊端,更好地为企业各项管理工作服务。
一、传统办公模式存在的问题
1、工作效率低下
传统办公模式下办公室人员不停地人工处理收文、发文、流转、督办、归档等繁杂、重复的工作。纸质文件需要领导做批示,一旦离开办公室,文件将无法及时处理。需分享的信息必须依次传阅,决策的制定和实施周期人为地延长,对工作缺乏监督、检查和评价,员工缺乏积极性。
2、沟通模糊不畅
传统办公模式最普遍的是电话沟通,电话沟通虽然实时,但容易打断员工工作,且不可重现,出了问题相互推诿责任。
3、信息不能共享
各部门只与自己业务密切相关的部门有联系,企业内的各种信息被分成了一个个孤岛,有价值的经验和信息不能被共享。
4、管理成本高,办公资源浪费或闲置
存在几个部门做同一件事的现象,企业有限资源得不到充分利用;纸质办公造成纸张、设备、耗材及人员的极大浪费,办公设备不能共享,造成办公资源闲置;异地机构到总部汇报工作,造成交通费、电话费等办公费用增加。
5、企业的分支机构不能协同管理
分支机构得不到总部的及时支持与监管的现象,这将给企业带来巨大的隐患。
二、协同办公平台在企业办公中的作用
协同办公平台是一个沟通平台,是管理和协作的平台,是知识中心和应用运行支持的平台,从某种程度上说,协同办公平台就是员工随身的办公室。同时,在此平台上还能部署一些应用,如人事管理、ERP 系统等,开发各种协同化的应用软件。协同办公平台的作用主要体现在以下几方面。
1、减少手工方式产生的错误与信息不准确的现象;
2、消除信息孤岛,共享信息,提高企业资源的利用率;
3、支撑企业的管理和业务的运作,提升工作效率;
4、借助网络, 通过手机、笔记本电脑等移动设备实现随时随地办公;
5、方便获取企业各种数据,为决策提供参考;
6、降低办公成本,节约办公资源。
三、协同办公平台的设计与实现
Java 是目前使用最广泛、发展最迅速、认同度最高的企业级应用开发技术,相对其他技术,它具有安全、开放、稳定、跨平台等突出优势。协同办公平台主要包括任务管理、公文管理、档案管理、新闻管理、内部信息、会议管理等功能模块,符合企业办公习惯和特点,使用户轻松的完成日常办公工作。
为了使协同办公平台更人性化,更容易操作,更具有协同性,设计理念需要围绕工作流程、细节管理、灵活性以及可操作性几个基本要点出发,进行开发设计,使实现的协同办公平台不仅是一个协同办公软件,更是一个易用的协同整合平台。
1、流程化设计
工作流程是企业工作的程序和标准,如果企业没有工作流程,各工作环节的衔接就会出问题,进而引发一系列问题。所以协同办公平台的设计首先要从企业工作流程着手,按照工作流程和部门间的职责分工设计处理程序,将流程固化到协同中,从而杜绝职责不分、权限不清的现象。
2、精细化设计
协同办公平台必须兼容所有应用软件,包括办公软件、视频软件、图片软件、阅览软件等,而且还要适应电脑、手机等各种设备的不同操作系统,实质上就是“工作工具和管理工具”,要想达到很好的效果,顺畅运行,必须考虑所有细节,解决各种问题。
3、平台化设计
利用开发商提供的软件平台,快速构建其应用,把协同应用中共性的应用做到足够精致、足够灵活,并通过自定义平台快速构建简单的、个性化应用,各个软件中有大量的开发与自定义工具,能够最大程度地满足不同企业的个性化应用,帮助企业随机应变,不断扩展和延伸功能。
4、易用性设计
易用性设计体现在产品设计的每一个细节,需要企业亲身体验和感悟,没有考量标准,总体依照让用户尽量少写东西、少记东西、简洁、易操作、易理解的原则,最大限度地确保产品的易用性、可操作性。